Trabajo deslocalizado: Pros y contras en la coordinación de equipos de manera remota

Teletrabajar desde lugares diferentes a la oficina central está de moda. Hemos querido hacer una reflexión sobre nuestra experiencia trabajando con equipos deslocalizados y el impacto que tiene en el día a día de nuestra gente en Evolution.

En los últimos años, hemos vivido un incremento en la implementación de políticas para trabajo flexible, afectando tanto a los horarios como a los lugares desde los que los empleados trabajan. Estas nuevas formas de trabajar permiten a las personas beneficiarse de un mayor equilibrio entre su vida personal y profesional y favorecen su autonomía en la administración de su tiempo.

Podemos encontrar estas nuevas políticas implementadas de dos maneras diferentes, y con resultados muy antagónicos: por un lado, las empresas que tratan de aplicar “nuevas tendencias” solo porque son la última moda, y se ven envueltas en un nuevo proceso que no tiene objetivos específicos a medir; y por el otro, compañías que analizan su situación y evalúan, a través de objetivos medibles, si la implementación de nuevos procesos es beneficiosa para las operaciones, identificando así las posibilidades de compatibilidad con su situación.

El mundo empresarial está experimentando una redefinición de lo que antes se consideraban las políticas estándar, alejándose cada vez más de la rigidez de los horarios como forma de medir la productividad. Esto permite a las personas la flexibilidad de elegir cuándo, dónde y cómo son más productivas. Aún así, estos cambios pueden ser un gran reto en su implementación, y traen con ellos una necesidad de actualización en la mentalidad de los puestos directivos para poder ser integrados en el día a día de los equipos de forma exitosa.

Cuando una empresa piensa en implementar nuevas tendencias como estas, han de tener cuidado y considerar todas las ventajas y desventajas de estas políticas, ya que, al igual que las personas, cada compañía tiene unas características y un contexto únicos, algo que puede dificultar la implementación de este tipo de forma de trabajo e impactar de forma negativa en otras áreas.

Estas tendencias se ven más comúnmente implementadas en empresas internacionales

No son solo los empleados quienes se benefician de esta flexibilidad a la hora de administrar su tiempo en el trabajo. Las compañías también pueden aprovechar esta metodología cuando identifican una nueva región para expandirse, lo que les permite explorar nuevas oportunidades de comercialización a través de la contratación de personas que trabajen desde espacios de coworking o desde la comodidad de sus hogares, evitando así incurrir en costes de apertura de nuevas oficinas.

¿Qué retos encontramos en la implementación de estas nuevas políticas?

A través de nuestra experiencia como empresa internacional con sede en Madrid y otras regiones en España, en Evolution hemos podido evaluar muy bien la implementación del trabajo deslocalizado. Comenzamos, al igual que hacen muchas empresas, apoyándonos en el talento de nuestro equipo en la sede central, pero pronto se vio una necesidad de cercanía geográfica para poder satisfacer de forma óptima las necesidades de nuestros clientes y brindarles así el trato más personalizado posible.

El problema principal que surge de la gestión de clientes de otras áreas geográficas, es que, si nos apoyamos en un equipo que no se encuentra en la proximidad, incurrimos en costes que no son solo de carácter económico: las personas, su vida familiar, su planificación, e incluso su salud, se ven afectados en el largo plazo al no poder mantener una rutina constante a causa de los viajes.

Además de tener en cuenta este impacto en nuestros empleados, debemos mantenernos atentos al efecto que la lejanía puede tener en la experiencia que le brindamos a los clientes. La cercanía geográfica nos permite dar un trato más constante y personalizado, y trae consigo la posibilidad de reaccionar de forma más ágil a cualquier situación que pueda surgir. Para Evolution, caminar al lado de nuestros clientes va más allá del servicio que brindamos. El trato cercano con las personas dentro y fuera de la empresa, es una parte esencial en nuestro ADN empresarial.

Hemos querido invitar a nuestros compañeros que trabajan de forma deslocalizada en Valencia, Castilla – La Mancha, Canarias, Galicia y Andalucía, a que nos contasen qué es lo que destacarían de su experiencia con esta política de flexibilidad en la localización y autogestión del tiempo de trabajo. Estos son algunos de los puntos sobre los que hemos aprendido:

• La posibilidad de elegir desde dónde se trabaja brinda la oportunidad de conocer gente nueva. Al no tener que estar presente en una oficina y poder elegir el lugar desde donde realizar sus actividades, existe la posibilidad de ampliar la red de contactos, trabajar en espacios de coworking o incluso cafeterías.
• Es más fácil resolver cualquier imprevisto, reduciendo los problemas de conciliación y fomentando el equilibrio entre vida laboral y personal.
• El uso de nuevas tecnologías se fomenta e implementa de forma exitosa. Gracias a la digitalización y las nuevas herramientas que están a nuestra disposición, la coordinación con otros compañeros y con la oficina central resulta más fácil.
• La coordinación de equipos en diferentes regiones permite un trato más cercano con los clientes, quienes agradecen tener a alguien que pueda atenderles cara a cara.
• La fluidez en ciertos procesos puede ser un reto en ocasiones, ya que la falta de contacto diario y directo con los compañeros de la oficina central puede dificultar la coordinación entre los diferentes equipos.
• Puede resultar solitario trabajar alejado de la sede central, ya que requiere de grandes aptitudes de organización y autonomía.
• Conseguir mayor visibilidad del trabajo que se realiza en otras zonas requiere de la implementación de herramientas que permitan dar seguimiento a las tareas diarias.
• La toma de decisiones o resolución de problemas puede demorarse al no contar con los recursos de la oficina central. En el caso de un problema con el ordenador, por ejemplo, su resolución es más complicada trabajando de forma deslocalizada.

¿Cómo pueden las empresas implementar estas políticas?

Como última reflexión, queríamos ahondar un poco más en la implementación del trabajo deslocalizado y en las características que realmente permiten hacerlo de manera fluida. No todas las compañías pueden sumarse a la “moda” del teletrabajo, por ser una política directamente relacionada con la cultura, administración o a la necesidad de integración de los diferentes equipos.

Cualquier compañía que esté planteándose la viabilidad en la implementación del trabajo deslocalizado, tendrá que evaluar primero los pros y contras que puede traer consigo y que son dependientes de su contexto único, así como de la capacidad de sus equipos de asumir el nivel de responsabilidad que trae consigo la autogestión.

En nuestro caso, encontramos una serie de puntos esenciales que nos ayudaron a conseguir el éxito:

• Buscar las cualidades necesarias en nuestra gente desde el proceso de selección: El perfil de trabajador deberá reunir las características de automotivación y capacidad de administración de su propio tiempo. En Evolution buscamos personas que se alejan de la mentalidad de silo, con particular ahínco cuando se trata de un puesto en una localización diferente a la oficina central.
• Formar a tu gente cuando se unen al equipo es esencial: La formación siempre es clave cuando se trata de alinear los objetivos de las personas con los de la compañía. En nuestro caso, procuramos que pasen cierto tiempo en la oficina central para que puedan comprender de mejor manera cómo hacemos las cosas y también así conocer mejor a sus compañeros.
• La digitalización es la clave: Si tus herramientas no están actualizadas, implementar el trabajo deslocalizado puede convertirse en toda una odisea. Antes de lanzarte a ello, ¡asegúrate de que tu CRM, plataformas de videoconferencia y las herramientas de gestión de trabajo están actualizadas y listas para ser utilizadas!
• Invita a que pasen por la oficina: La mejor manera de mantener a la gente al tanto de lo que está pasando en la empresa es asegurar que visitan la sede central de forma periódica. Los eventos corporativos son siempre una buena ocasión, pero también poder unirse en el día a día es esencial.
• Mantener los equipos alineados tiene que partir desde la estrategia: Para evitar la sensación de aislamiento, es necesario organizar de forma cohesionada las reuniones y momentos de contacto. En nuestros equipos se implementa a través de las reuniones periódicas, además de fomentar los proyectos transversales que recaigan en distintos departamentos, motivando la interacción de las personas en diferentes áreas geográficas.
• Saber que el proceso es un constante ajuste para todos: Nadie es perfecto, y como pasa con las personas, cada empresa es un mundo. Hay que ser conscientes de que estos procesos nuevos basados en tecnologías implican que el equipo se involucre constantemente. Mantener siempre abierta la comunicación es un elemento clave para poder implementar los ajustes que sean necesarios de la forma más ágil posible.