Servicio de asesoramiento de Project Management en proyectos financiados en H2020
El correcto desarrollo de las actividades de Project Management aumenta las posibilidades de contar con el apoyo de Horizonte 2020 para desarrollar diversas iniciativas de I+D. Por ello, es muy importante gestionar de forma adecuada el proyecto para que logre los objetivos predefinidos.
A pesar de que este proceso requiere una cantidad de esfuerzo y trabajo considerable, los resultados lo merecen, ya que asegura que el proyecto y sus metas generales no se vean comprometidos.
Para entender mejor la gestión de proyectos de H2020, debemos primero reflexionar sobre por qué es una tarea relevante. Así como sobre los pasos necesarios para garantizar que nuestra iniciativa pueda tener éxito. Por esta razón, hemos hablado con nuestro Project Manager Coordinator, Jason Lakkiss, para que nos cuente más sobre las fases en las que se divide así como los aspectos clave para desarrollar correctamente este trabajo.
El proceso de Project Management en los programas de financiación de H2020
Después de la evaluación de la propuesta, el siguiente paso sería comenzar a trabajar en las tareas de Project Management. Para que este procedimiento sea más sencillo, lo hemos dividido en los tres aspectos principales que debemos tener en cuenta:
1. Negociación con la Comisión Europea:
Este proceso de negociación es una etapa que comienza una vez que los solicitantes son informados de que sus propuestas serán financiadas por la Comisión Europea. Recomendamos reducir este proceso lo máximo posible (ya que, generalmente, se alarga más de 90 días) simplificando cada uno de los pasos necesarios requeridos hasta la firma final del Acuerdo de Subvención.
En este punto, es importante estar informado sobre las normas y procedimientos de la Comisión Europea. Para ello, el Project Manager debe garantizar una monitorización correcta y una revisión constante, así como proporcionar consejos válidos para una excelente comunicación con esta institución. Por otra parte, este profesional modificará todos los documentos necesarios para la coordinación de revisiones técnicas y financieras, manteniendo el Portal del Participante actualizado en todo momento.
Las tareas llevadas a cabo en este proceso serán diferentes dependiendo de cada caso y, a menudo, se deberá mostrar que el contenido que la pyme ha presentado previamente en su propuesta es correcto y no supone ninguna actividad fraudulenta (por ejemplo, probar que la pyme es una entidad registrada y no ha facturado antes de entrar en el mercado).
2. Implementación del proyecto
En esta segunda fase, también es conveniente que el solicitante se deje guiar por el asesoramiento de expertos para la correcta interpretación de la normativa de la Comisión Europea. Estas tareas se relacionan con la realización de informes técnicos y financieros bajo los requisitos de H2020 que eviten la devolución o disminución de la financiación (por ejemplo, gastos rechazados por no ser considerados elegibles o no estar directamente relacionados con el desarrollo del proyecto).
De esta forma, el Project Manager da soporte a las empresas financiadas por H2020 en relación a la escritura de informes, el desarrollo de borradores de enmiendas y, también, al envío de toda la documentación necesaria de forma online a través del Portal del Participante.
A menudo es aconsejable estructurar un cronograma del proyecto para adaptar el mismo a posibles situaciones o desviaciones ya sean previstas o imprevistas. Con esta acción se implementará un calendario y un presupuesto adecuados para la presentación de documentos, la justificación financiera, el asesoramiento sobre actividades de comunicación y diseminación, etc.
En esta fase, nos centramos en el desarrollo y revisión de entregables. Estos deben ser presentados en una fecha predeterminada que coincidirá con lo estipulado en el Acuerdo de Subvención. Un entregable puede ser, por ejemplo, informes acerca del desarrollo de la investigación, referencias periódicas que evidencien el progreso técnico realizado, hitos y objetivos clave, etc. El envío adecuado de todos estos elementos supone una de las condiciones esenciales para la Comisión Europea.
3. Gestión administrativa del proyecto
En general, hay una cantidad considerable de tareas administrativas involucradas en cada uno de los procesos enumerados anteriormente que el Project Manager o los propios beneficiarios deben llevar a cabo.
Además de los entregables, debemos estar preparados para dar respuesta a los imprevistos que puedan surgir en el proceso, como, por ejemplo, atender cualquier solicitud de la Comisión Europea sobre la realización de modificaciones en la documentación, informes, borradores, etc.
Por otra parte, los Project Managers deben seguir revisando continuamente el Portal del Participante para garantizar el correcto envío de material, así como permanecer atentos para realizar cualquier cambio que sea necesario.
¿Cuáles son las habilidades más importantes de un Project Manager de H2020?
Para detectar las capacidades esenciales que suelen dar un buen resultado en H2020, hemos analizado el trabajo de nuestros Project Managers para comprender mejor su experiencia.
El rol del Project Manager puede resultar bastante exigente e impredecible, ya que no hay un “día normal” cuando se trabaja en la coordinación de proyectos para los programas de financiación de H2020.
Esto se debe a que, cuando estos profesionales coordinan una cartera de clientes, están gestionando consultas y problemas muy diversos. Por esta razón, un buen Project Manager debe actuar de forma flexible y usar su experiencia para aportar soluciones desde distintos puntos de vista para resolver un solo problema. En cualquier caso, las recomendaciones propuestas dependerán de la aceptación o no del cliente para llevarlas a cabo.
Esta capacidad de los Project Managers de mantenerse versátiles se complementa con una gran capacidad de anticipación, que les permite tomar las mejores decisiones posibles, lo que resulta muy importante al poder identificar problemas que no se hayan manifestado todavía.
Dichas decisiones deben adecuarse siempre a las necesidades del proyecto. De esta forma, los Project Managers deben actuar de manera empática y considerar lo que puede ser mejor para el desarrollo de la iniciativa de I+D, negociando con los clientes si fuera necesario.
Por otra parte, resulta muy importante mantener siempre una comunicación efectiva con los solicitantes de H2020 para que estén informados de todas las modificaciones requeridas por la Comisión Europea. Si los aspirantes están al día durante todo el proceso, pueden apreciar mejor el rol del Project Manager y entender el porqué de las decisiones que se toman.
Conclusiones: ¿Por qué es importante contar con el consejo profesional de un Project Manager en nuestro proyecto de I+D?
La correcta aplicación de las normas y consideraciones de la Comisión Europea para las iniciativas de I+D aumenta las posibilidades de obtener la mayor contribución financiera por parte de dicha institución.
Como hemos comentado, estos procedimientos pueden ser confusos, estresantes y resultar una carga pesada para los solicitantes de H2020. Por esta razón, es aconsejable contratar a profesionales específicos que puedan proporcionar un servicio que suponga una garantía de calidad, que minimice los problemas que podrían aparecer si los beneficiarios llevasen a cabo dichas tareas por sí mismos.
De esta forma, el Project Manager estudiará las necesidades y las opciones de financiación para garantizar que la iniciativa se gestione y supervise correctamente: adaptando el proyecto para conseguir el mejor resultado posible y lograr así sus objetivos y aspiraciones financieras.
En Evolution, el departamento de Project Management proporciona un asesoramiento a medida a través de un apoyo continuo y de calidad durante todo el ciclo de vida del proyecto financiado por H2020. ¿Quieres saber más? ¡Contáctanos en info@evolutioneurope.eu!